1. Inleiding
Dit privacy beleid legt uit hoe JORI omgaat met de persoonsgegevens van haar klanten, leveranciers, werknemers en alle andere natuurlijke personen die met JORI in contact staan (hierna ‘u’ genoemd).
Onder persoonsgegevens wordt elke vorm van informatie verstaan die u toelaat om uzelf direct of indirect als een natuurlijke persoon te identificeren.
JORI hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en respecteert ten volle uw persoonlijke levenssfeer. JORI behandelt en beschermt uw persoonsgegevens dan ook op een rechtmatige, behoorlijke en transparante wijze.
Bij de verwerking van uw persoonsgegevens leeft JORI evident de wet na, momenteel de Belgische wet van 8 december 1992 en vanaf 25 mei 2018 de Europese verordening nr. 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de gegevensbescherming (beter bekend als ‘GDPR’ of ‘AVG’) of enig ander wetgevingsbesluit die deze wijzigt.
Meer informatie over de bescherming van persoonsgegevens kunt u verkrijgen bij de Belgische Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, vanaf 25 mei 2018 de ‘Gegevensbeschermingsautoriteit’ genoemd.
Wij nodigen u uit om deze verklaring zorgvuldig te lezen zodat u het beleid van JORI op dit gebied kent en begrijpt.
Deze verklaring wordt regelmatig bijgewerkt. De meest recente versie van de verklaring is beschikbaar op onze website. Wij zullen u op de hoogte brengen via de gebruikelijke communicatiekanalen indien er belangrijke wijzigingen zijn aangebracht.
2. Wie is de verantwoordelijke voor de verwerking?
JORI is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw gegevens. Haar coördinaten zijn: JORI nv, Hoogweg 52 8940 Wervik, [email protected], +32 56 31 35 01
JORI is diegene die ten aanzien van de Gegevensbeschermingsautoriteit verantwoording dient af te leggen aangaande de verwerking van uw persoonsgegevens. JORI bepaalt de doeleinden waarvoor uw persoonsgegevens worden verwerkt alsook de gebruikte middelen en de verwerkingseigenschappen.
3. Voor welke doeleinden verwerkt JORI uw persoonsgegevens?
JORI verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens enkel en alleen voor de hier onder beschreven doeleinden. JORI zorgt ervoor dat alleen de noodzakelijke en relevante gegevens voor een bepaald doel worden verwerkt.
JORI verwerkt uw gegevens in de door de wet toegestane situaties, meer bepaald :
- Om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die op JORI rusten.
- Om een contract met u uit te voeren of om op uw verzoek vóór de sluiting van dit contract bepaalde maatregelen te nemen.
- Voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van JORI, waarbij deze belangen met uw grondrechten en fundamentele vrijheden wordt afgewogen.
- In specifieke gevallen, met uw toestemming, als gevolg van een specifiek en ondubbelzinnig verzoek, voorafgegaan door duidelijke en begrijpelijke informatie; deze toestemming kan u op elk moment in overeenstemming met de wet intrekken.
3.1 Wettelijke verplichtingen
JORI dient zich te houden aan wetgeving die haar in specifieke omstandigheden verplicht om uw persoonsgegevens te verwerken in het kader van haar activiteiten. Deze verplichtingen kunnen met zich meebrengen dat JORI moet samen te werken met de bevoegde autoriteiten en/of derden, en eventueel bepaalde van uw persoonsgegevens aan hen overmaakt.
Hieronder vallen onder meer:
- De verplichting om bij te dragen aan het voorkomen van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.
- De verplichting die aan een syndicus worden opgelegd aangaande het beheer van mede-eigendommen.
- De verplichting om te reageren op een formeel verzoek van Belgische belasting- en gerechtelijke autoriteiten.
De lijst van wettelijke verplichtingen waarvoor JORI uw gegevens moet verwerken, is niet exhaustief en is onderhevig aan veranderingen.
3.2 Contractuele relaties tussen JORI en u als klant
Alvorens contracten te sluiten dient JORI soms bepaalde gegevens verkrijgen en verwerken, met name om onder andere :
- Te reageren op uw verzoek.
- U bij te staan bij het verstrekken van informatie en bij de sluiting van het contract
- Een verzoek op te volgen, de geschiktheid te evalueren en de risico’s met betrekking tot een mogelijk contract in te schatten.
- Uw bemiddelingsopdracht te vervullen
In het kader van lopende contracten of het beheer van contracten dient JORI een aantal gegeven te verwerken, in het bijzonder om te voldoen aan administratieve en boekhoudkundige verplichtingen.
In dit kader kunnen uw gegevens intern binnen JORI worden verzonden naar diverse afdelingen, waaronder aan diegene die niet rechtstreeks verantwoordelijk zijn voor de relatie met u of de uitvoering van een bepaald contract.
JORI kan uw persoonsgegevens voor bijkomende doeleinden verwerken in het kader van de relatie met u en de uitvoering van contracten.
3.3 Gerechtvaardigde belangen van JORI
JORI verwerkt uw gegevens ook voor de verwezenlijking van haar gerechtvaardigde belangen. Hierbij streeft JORI ernaar om een billijke balans te vinden tussen de noodzaak om gegevens te verwerken en respect voor uw rechten en vrijheden, met inbegrip van de bescherming van de privacy.
Persoonsgegevens worden onder andere verwerkt voor :
- Het personaliseren van de diensten van JORI
- De verbetering van de kwaliteit van de aan u verleende dienst door:
- Evaluatie en verbetering van processen, met inbegrip van campagnes, simulaties en verkoop, door middel van verschillende middelen zoals statistische analyse, tevredenheidsonderzoeken en diverse andere zoekmethodes
- Verbetering van bestaande (of in ontwikkeling zijnde) producten van JORI, op basis van enquêtes bij klanten van JORI, statistieken, tests en feedback van klanten via sociale netwerken (Twitter, Facebook) gekoppeld aan JORI.
- Het gebruik van cookies om het gebruiksgemak van de bezoekers van haar website te verbeteren. Meer informatie over de werking van cookies en de mogelijkheden om het gebruik van cookies te beperken en ze te verwijderen, vindt u in ons Cookies Beleid.
- Het bewaren van bewijsmateriaal (archieven)
- De vaststelling, uitoefening, verdediging en het behoud van de rechten van JORI of alle personen die zij vertegenwoordigt, bijvoorbeeld voor invorderingsprocedures of geschillen.
3.4 Uw toestemming voor het verwerken en verzenden van elektronische reclame (elektronische direct marketing)
JORI kan uw persoonlijke elektronische contactgegevens (e-mailadres) verwerken om u persoonlijke informatie, advertenties of voorstellen toe te sturen via directe marketing of nieuwsbrieven. In dit geval dient JORI eerst uw specifieke toestemming te vragen.
Door dit privacy beleid te aanvaarden, geeft u uw toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens voor elektronische direct marketing doeleinden én het versturen van elektronische reclame.
4. Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?
JORI zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor de gegevens worden verzameld.
Deze periode is gelinkt aan de wettelijke en fiscale verplichtingen van JORI, evenals de wettelijke noodzaak om uw gegevens bij te houden buiten de bewaringsperiode ter bewijs of om te reageren op verzoeken om informatie van de bevoegde instantie, bijvoorbeeld:
- 10 jaar in het kader van de antiwitwaswetgeving
- 10 jaar in het kader van de contractuele aansprakelijkheid van JORI
Buiten deze perioden worden uw persoonlijke gegevens verwijderd of geanonimiseerd.
5. Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?
JORI hanteert strikte normen om de persoonsgegevens onder haar controle te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging
JORI neemt dan ook maatregelen van technische en organisatorische aard zoals encryptie, antivirus, firewalls, toegangscontroles, strenge selectie van medewerkers en leveranciers, om ongepaste toegang, verlies of openbaarmaking van uw persoonsgegevens te voorkomen en te detecteren.
In het onwaarschijnlijke en ongelukkige geval dat uw persoonsgegevens onder de controle van JORI gecompromitteerd worden door een inbreuk op de informatiebeveiliging, zal JORI onmiddellijk handelen om de oorzaak van dergelijke inbreuk te identificeren en actie ondernemen via adequate remediëren maatregelen. Indien nodig, zal JORI u in kennis stellen van dit incident in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.
6. Wat zijn uw rechten bij het verwerken van uw persoonsgegevens?
6.1 Recht van inzage, verbetering, beperking, wissing, overdraagbaarheid van gegevens en van bezwaar
Voor de hierboven vermelde doeleinden heeft u :
- Een recht op inzage van uw persoonsgegevens bij JORI. Dit betekent dat u JORI kan vragen of zij uw persoonsgegevens verwerkt, voor welke doeleinden deze gegevens worden verwerkt, welke categorieën van gegevens worden verwerkt, en aan wie zij worden meegedeeld.
- Een recht van verbetering als u vaststelt dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn.
- Een recht op beperking indien u bvb. de juistheid van uw persoonsgegevens betwist en dit gedurende een periode die JORI toelaat om dit te controleren
- Een recht op wissing van uw persoonsgegevens. U kan JORI vragen om uw persoonsgegevens te wissen indien dit niet langer nodig is voor de doeleinden waarvoor deze persoonsgegevens werden verzameld. U heeft eveneens de mogelijkheid om ten allen tijde de wissing te vragen van persoonsgegevens die door JORI op basis van uw toestemming worden verwerkt (tenzij JORI een andere rechtsgrond heeft voor de verwerking) of op basis van het gerechtvaardigd belang van JORI (tenzij er prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking). JORI kan in ieder geval deze persoonsgegevens bijhouden indien dit voor bewijsdoeleinden in het kader van rechtsvorderingen zou vereist zijn.
- Een recht op overdraagbaarheid van gegevens die uzelf aan JORI heeft verstrekt indien uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van een overeenkomst of op basis van uw toestemming voor het verzenden van elektronische communicatie én deze persoonsgegevens worden verwerkt met behulp van geautomatiseerde processen. Onder dit recht kan u JORI vragen uw persoonsgegevens door te sturen naar uzelf of rechtstreeks doorsturen naar een andere gegevensverwerkingsverantwoordelijke, voor zover dit technisch mogelijk is voor JORI.
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens voor de doeleinden die zijn vermeld in artikel IV.3 en IV.4. In het geval van IV.3 kan JORI evenwel de persoonsgegevens blijven verwerken indien er dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zijn die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden of gronden zijn die verband houden met het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.
U kunt uw rechten uitoefenen door een geschreven verzoek per post te versturen, dat gedateerd is, ondertekend en met kopie van uw identiteitsbewijs bijgesloten naar JORI nv, Hoogweg 52 8940 Wervik, België of per e-mail naar [email protected] .
6.2 Recht van verzet tegen het verzenden van elektronische reclame
In art. 3.4 werd uw toestemming gevraagd om uw elektronische contactgegevens te verwerken en te gebruiken om commerciële informatie, reclame of persoonlijke voorstellen naar u te sturen (via direct marketingacties of elektronische nieuwsbrieven). Dit geldt met name voor communicatie naar uw e-mailadres.
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor elektronische direct marketing en u te verzetten tegen de toekomstige ontvangst van dergelijke reclame.
U kan ons dit op de volgende wijzen kenbaar maken :
- Door het versturen van een e-mail met een kopie van uw identiteitskaart naar [email protected]
- Door het versturen van een brief per post met een kopie van uw identiteitskaart naar JORI nv, Hoogweg 52 8940 Wervik, België
- Door op de link “uitschrijven” (“unsubscribe”) te klikken onderaan een e-mail of elektronische nieuwsbrief die door JORI is verzonden
- Door een verzoek te richten via de contactpagina op onze website
De uitoefening van het recht van verzet kan evenwel JORI niet tegenhouden om u te contacteren voor enig ander doel, met inbegrip van een wettelijke verplichting of de uitvoering van het contract, in overeenstemming met deze verklaring.
6.3 Recht om een klacht in te dienen
Indien u klachten hebt met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u ons contacteren als volgt:
- Per post : JORI nv, Hoogweg 52 8940 Wervik, België
- Per e-mail : [email protected]
U kunt ook een klacht indienen bij de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, per post te Drukpersstraat 15, 1000 Brussel, of per e-mail op [email protected], of telefonisch op +32 2 274 48 00.
